Rehberdeki numara değil, gerçek bir müşteri kaydı
Küçük bir servis işletmesinde müşteri bilgisi genellikle üç yere dağılır: ustanın telefon rehberi, dükkândaki defter ve WhatsApp yazışmaları. Müşteri "geçen sene siz gelmiştiniz" dediğinde hangi cihaz, hangi iş, hangi fiyat sorularının cevabını bulmak dakikalar alır. Ustarva bu üç kaynağın yerine tek bir müşteri kartı koyar.
Kartta bireysel ya da kurumsal müşteri ayrımı vardır. Bireysel müşteride ad, telefon, ikinci telefon ve e-posta; kurumsal müşteride unvan, yetkili kişi ve vergi bilgisi tutulur. Telefon numarası tek dokunuşla aranır, WhatsApp tuşu sohbeti doğrudan açar. Etiketler ("sözleşmeli", "zor erişim", "sadece öğleden sonra") listede süzgeç olarak kullanılır.
Birden fazla adres, her adreste ayrı cihazlar
Esnafın müşterisi tek adreste yaşamaz: evi, yazlığı, dükkânı, annesinin dairesi olabilir. Ustarva'da her adres ayrı bir kayıt olarak eklenir; etiketi (ev, yazlık, dükkân, ofis), il ve ilçesi, açık adresi ve haritada konum pini vardır. Usta adrese giderken konum pini telefonun harita uygulamasında açılır. Kapı kodu, otopark, "zile basmayın, arayın" gibi notlar adresin altında durur.
Cihazlar adrese bağlıdır. Yazlıktaki klimayla evdeki klimanın geçmişi karışmaz. Cihaz kaydında tür, serbest metin marka, model, seri numarası, kurulum tarihi, garanti bitişi, konumu ve fotoğrafı bulunur. Her cihaz için bir QR etiketi basılabilir; etiketi okutan usta doğrudan o cihazın geçmişine ulaşır.
Arama: ad, telefon, adres ya da seri numarası
Müşteri listesinin üstündeki tek arama kutusu ada, telefonun herhangi bir parçasına, mahalleye, sokak adına ve cihaz seri numarasına bakar. "4512" yazdığınızda telefonu ya da seri numarası bu rakamları içeren kayıtlar gelir. Türkçe karakter farkı aramayı bozmaz; "sukru" yazmak "Şükrü"yü bulur.
Liste süzgeçleri günlük işe göre tasarlanmıştır: borcu olanlar, sözleşmeli müşteriler, bakımı yaklaşan cihazı olanlar, son altı ayda servis almayanlar, belirli bir etikete sahip olanlar. Süzülen liste CSV olarak dışa aktarılabilir ya da toplu mesaj için seçilebilir.
Toplu aktarım ve mükerrer kayıt birleştirme
Yeni başlayan işletmenin elinde genellikle bir Excel dosyası ya da telefon rehberi vardır. Ustarva içe aktarma ekranı CSV ve Excel dosyasındaki sütunları müşteri alanlarıyla eşleştirir, aktarmadan önce önizleme gösterir ve hatalı satırları ayırır. Telefon numaraları tek biçime getirilir.
Yıllar içinde aynı müşteri iki kez kaydedilir: bir kez "Ahmet Bey", bir kez soyadıyla. Program aynı telefon numarasına ya da çok benzer ada sahip kayıtları mükerrer adayı olarak listeler. Birleştir dediğinizde adresler, cihazlar, servisler ve bakiye tek kartta toplanır; işlem günlüğe yazılır.
Bakiye, veresiye ve müşteri bağlantısı
Kartın üst şeridinde müşterinin toplam borcu görünür. Kısmi ödenen servisler, veresiye kalan tutarlar ve alınan tahsilatlar hareket listesinde tarih sırasıyla durur. Müşteriye özel bir bağlantı ile servis formları, imzalar, ödeme durumu ve sonraki bakım tarihi paylaşılabilir; müşteri bu bağlantıdan yeni servis talebi de bırakabilir.
KVKK açısından müşteriye aydınlatma metni gönderildiği ve onay alındığı kartta işaretlenir. Silinmek istenen müşteri kaydı anonimleştirilir; servis istatistikleri bozulmaz ama kişisel veri kalmaz.
Demoda deneyin
Uygulamada Müşteriler ekranını açın ve arama kutusuna bir mahalle adı ya da telefonun son dört hanesini yazın. Bir müşteri kartına girdiğinizde adresleri, her adresteki cihazları ve servis zaman çizgisini göreceksiniz. "Yeni müşteri" ile iki adresli bir kayıt açıp cihaz eklemek bir dakikadan kısa sürer; kayıt, saha uygulamasında da hemen görünür.