Üç saat damgası: varış, başlangıç, bitiş
Bir servis ziyaretinin süresi iki parçadır: kapıya varıp işe başlayana kadar geçen süre ve işin kendisi. Ustarva bunları ayrı tutar. Usta sahada "Vardım" dediğinde varış, "Başlat" dediğinde başlangıç, "Bitir" dediğinde bitiş saati damgalanır; süre kendiliğinden hesaplanır. Bu üç damga uygulamanın her yerinde aynı şeritte görünür: açık yeşil bölüm bekleme ve hazırlık, koyu yeşil bölüm iş süresi.
Unutulan bir damga elle düzeltilebilir; ancak düzeltme izli tutulur. Kim, ne zaman, hangi saati neyle değiştirdi ve neden, servis geçmişinde görünür. Böylece işçilik süresine dayalı ücretlendirme ve usta primi tartışmaya açık olmaz.
Yapılan iş: hazır kalemler, serbest metin, sesli not
Her meslek için hazır bir iş kalemi listesi gelir: kombicide yıllık bakım ve eşanjör temizliği, klimacıda gaz şarjı ve drenaj açma, arıtmacıda kademe değişimi. Kalemin varsayılan fiyatı, süresi ve KDV oranı ayarlardan gelir; serviste değiştirilebilir. Listede olmayan iş serbest metinle yazılır.
Sahada yazmak zor olduğunda sesli not tuşu vardır. Demo sürümünde sesli not örnek bir metne dönüştürülür; kurulumda tarayıcının ya da telefonun konuşma tanıma özelliği kullanılır. Not, yapılan iş alanına eklenir ve düzenlenebilir.
Malzeme, işçilik, yol ve indirim
Kullanılan malzemeler stoktan aranarak ya da barkod okutularak eklenir. Adet ve birim fiyat girilir, malzeme ustanın aracındaki stoktan düşer. İşçilik saat ya da sabit tutar olarak, yol ücreti ayrı satır olarak yazılır. Satır bazında ya da toplamda iskonto uygulanabilir; KDV oranları satır bazındadır ve toplam ekranda anlık hesaplanır.
Sözleşmeli müşteride sözleşme kapsamındaki kalemler otomatik olarak ücretsiz yazılır ve sözleşmenin kalan hakkı düşer. Garanti işlerinde işçilik ve parça müşteriye yansımaz; raporda garanti işleri ayrı görünür.
Önce/sonra fotoğraf ve müşteri imzası
Fotoğraflar servise "önce" ve "sonra" olarak eklenir; telefon kamerası ya da dosya seçimiyle. Kirli filtre ile temizlenmiş filtre, eski vana ile yenisi yan yana durduğunda müşteriyle fiyat tartışması kısalır.
İş bitince müşteri ekrana parmağıyla imza atar, adını yazar. İmza, servis formunun altına saatiyle birlikte basılır. İmza alınamadıysa "müşteri yerinde değildi" seçeneği işaretlenir ve form imzasız olarak kaydedilir.
Servis formu PDF ve gönderim
Servis formu işletmenin logosu, servis numarası (SRV- önekiyle), tarih ve saatler, adres, cihaz, yapılan işler, malzemeler, tutarlar, ödeme durumu, fotoğraflar ve imzadan oluşur. Tek tuşla PDF olarak indirilir ya da WhatsApp, SMS veya e-posta ile müşteriye bağlantı olarak gönderilir. Demoda gönderim simülasyondur; mesaj geçmişine yazılır, gerçek ileti gitmez.
Formun düzeni ayarlardan değiştirilir: hangi alanların görüneceği, alt bilgi metni, garanti koşulları ve KVKK notu. Ustarva servis formunu bir e-Arşiv faturasıyla karıştırmaz; faturaya aktarım ayrı bir adımdır.
Demoda deneyin
Servisler ekranında tamamlanmış bir servise girin: üç saat damgası, yapılan işler, malzemeler, fotoğraflar ve imza tek sayfada durur. "Servis formu" tuşu yazdırılabilir formu açar, "Gönder" tuşu mesaj simülasyonunu gösterir. Saati elle düzeltmeyi deneyin; düzeltme nedeniyle birlikte geçmişe yazıldığını göreceksiniz. Aynı servisin müşteri bağlantısını açarsanız formun müşterinin gözünden nasıl göründüğünü de incelersiniz.
Kâğıt formdan farkı
Karbonlu servis fişi müşteride bir kopya, dükkânda bir kopya bırakır; ikisi de birkaç ay içinde kaybolur. Ustarva'daki kayıt müşteri kartında, cihaz geçmişinde ve raporlarda aynı anda yaşar. Bir yıl sonra aynı adrese gidildiğinde önceki formun tamamı, fotoğraflarıyla birlikte ustanın elindedir.